14. Tehokasta sähköpostin hallintaa yksinyrittäjälle: Ota haltuun sähköpostiohjelman omat työkalut
Tehokasta sähköpostin hallintaa yksinyrittäjälle: Ota haltuun sähköpostiohjelman omat työkalut | “Muistan nähneeni sen viestin, mutta en muista kuka sen lähetti, milloin tai mitä siinä luki.. Olen etsinyt sitä viimeisen puolen tunnin ajan ja pitäisi ehtiä tekemään muutakin.” Kuulostaako tutulta? Aikaa kuluu asioiden etsimiseen ja tässä tapauksessa yhden tärkeän sähköpostin metsästämiseen.
Tutustu lisää keinoihin johtaa omaa digitaalista postilaatikkoa Tee postilaatikosta paras ystäväsi: 18 vinkkiä sähköpostin johtamiseen yksinyrittäjälle
Tässä kirjoituksessa esittelen sinulle tarkemmin mitä ovat arkisto, kansiot, suodattimet ja tunnisteet sähköpostista puhuttaessa. Kyseiset löytyvät ominaisuudet Gmailista ja mikäli sinulla on joku muu palveluntarjoaja, ne saattavat olla toisen nimisiä.
Tärkeintä ei ole väkisin ottaa sähköpostin työkaluja käyttöön vain niiden olemassa olon takia vaan luoda niistä (yhdestä tai useammasta) itselle looginen ja toimiva kokonaisuus. Se, millainen se on, on jokaisella yrittäjällä erilainen, koska tarpeetkin ovat erilaisia.
Mitä sähköpostin arkistoiminen tarkoittaa?
Useimmissa sähköpostiohjelmissa on oma arkisto viesteille, jotka eivät ole enää ajankohtaisia, mutta joihin haluat mahdollisesti vielä palata myöhemmin. Näin viestit eivät ole inboxissa näkyvillä, mutta löydät ne Gmailista valitsemalla näkymän kaikki viestit. Voit esimerkiksi arkistoida heti lukemisen jälkeen inboxista sellaisia viestejä, joihin sinun ei tarvitse reagoida.
Ohje Gmail-viestien arkistointiin (Google Support).
Mikäli sähköpostiohjelmassasi ei ole erillistä arkistointimahdollisuutta, voit aina luoda erillisen kansion arkistoitaville viesteille.
Kansioiden merkitys sähköpostin hallinnassa
Voit luoda sähköpostiisi erillisiä kansioita (folders) ja järjestellä viestejä niiden avulla. Kun luot kansioita, muita pitää ne selkeinä ja ymmärrettävinä. Jos teet kymmeniä eri kansioita, et todennäköisesti löydä tarvitsemaasi tietoa yhtään nopeammin kuin ilman kansioita. Kiinnitä huomiota kansioiden nimeämiseen, jotta viestien järjestäminen niihin on sinulle mahdollisimman helppoa.
Alla esimerkkejä erilaisista kansioiden käyttötavoista:
Asiakaskansio: Asiakkaisiin liittyvät viestit, jonka alle voit halutessasi luoda alikansioita eri asiakkaille tai palveluille.
Projektikansio: Jos työskentelet eri projektien parissa, luo jokaiselle projektille oma kansio ja löydät tiedot nopeasti.
Kirjanpito: Luo oma kansio kirjanpitoon liittyville sähköpostin kautta kulkeville laskuille, tositteille sekä viestittelyyn kirjanpitäjän kanssa.
Tärkeät: Tässä kansiossa voisi olla toimintasi kannalta tärkeitä tietoja kuten sopimuksiin liittyviä asioita.
Tulevat tehtävät kansio: Voit luoda kansion sähköposteille, jotka liittyvät tuleviin tapahtumiin tai tehtäviin.
Työlista: Lisää tähän kansioon viestit, joihin tulee reagoida ja varaa kalenterista niiden toteuttamiselle oma aika.
Arkistokansio: Viesteille, jotka olet käsitellyt ja jotka eivät vaadi välitöntä toimintaa.
Tunnisteiden hyödyt ja käyttö sähköpostissa
Tunnisteiden (tags) avulla voit kätevästi merkitä viestejä niiden löytämisen helpottamiseksi ja tietojen säilyttämiseksi. Kun luot tunnisteita, mieti tarkkaan, että ne ovat loogisia ja auttavat viestien käsittelyssä.
Voit esimerkiksi lajitella viestejä tunnisteiden avulla:
Tietyn aiheen tai projektin mukaan: Nimeä tunniste aiheen tai projektin mukaan. Näin löydät tiettyyn aiheeseen liittyvät viestit nopeasti.
Tärkeysasteen mukaan: Voit lisätä esimerkiksi tunnisteen “Kiireellinen”, “Tärkeä” tai “Seuraa tätä” saapuviin viesteihin ja saada apua viestien priorisointiin.
Vastaajan tai lähettäjän mukaan: Voit lisätä tunnisteita lähettäjän tai vastaanottajan mukaan. Esimerkiksi voit luoda valitsemillesi asiakkaille tai yhteistyökumppaneille omat tunnisteet.
Aikataulun mukaan: Mikäli käytät sähköpostia tehtävien hallintaan tai aikataulutukseen, voit käyttää tunnisteita esimerkiksi “Tänään”, “Huomenna” tai “Ensi viikolla”.
Sanallisten tunnisteiden lisäksi voit hyödyntää myös värikoodausta, jonka avulla voit erotella viestejä visuaalisesti. Sanallisten tunnisteiden tilalla voit käyttää emojeja, jos pidät enemmän visuaalisuudesta.
Sähköpostin suodattimet käyttöön
Suodattimien (filters) avulla voit automatisoida viestien käsittelyä ja ohjata viestit suoraan oikeisiin kansioihin. Näin sinun ei tarvitse itse siirrellä viestejä oikeisiin kansioihin.
Tässä muutamia esimerkkejä suodattimien käytöstä:
Roskapostin suodattaminen: Tämä on varmasti tuttu toiminto. Voit asettaa suodattimen, joka siirtää kaikki epätoivotut viestit joko suoraan roskapostikansioon tai poistaa ne heti.
Tärkeiden viestien priorisoiminen: Voit luoda suodattimia, jotka tunnistavat tietyn lähettäjän, aiheen tai avainsanan ja merkitsevät viestin tärkeäksi. Tällöin priorisoitavat viestit näkyvät korostettuna inboxissa.
Viestien lajittelu kansioihin: Suodattimien avulla voit automaattisesti siirtää tietyn tyyppiset viestit suoraan niihin liittyviin kansioihin.
Suodattimien käyttö on on tehokas tapa automatisoida sähköpostin hallintaa ja pitää postilaatikko siistinä ja järjestyksessä. Muista myös suodattimien kohdalla pohtia miten niitä käytät, jotta saat niistä eniten hyötyä.
Lopuksi
Tässä blogijulkaisussa olen käsitellyt tärkeitä työkaluja ja strategioita sähköpostin tehokkaaseen hallintaan. Ensinnäkin, olemme tutustuneet sähköpostien arkistointiin, joka on erinomainen tapa säilyttää vanhat viestit sekä pitää postilaatikkosi siistinä ja järjestyksessä.
Toiseksi, olemme keskittyneet kansioihin, jotka tarjoavat tehokkaan tavan järjestää ja luokitella sähköposteja eri aiheiden, projektien ja asiakkaiden mukaan. Kansioiden avulla voit nopeasti löytää tarvittavat viestit ja pitää postilaatikon organisoituna.
Kolmanneksi, olemme tutustuneet tunnisteiden käyttöön, jotka mahdollistavat viestien merkitsemisen ja kategorisoinnin eri tavoin. Tunnisteet auttavat sinua seuraamaan tärkeitä viestejä, priorisoimaan tehtäviä ja helpottamaan viestien löytämistä.
Lopuksi, olemme tarkastelleet suodattimien merkitystä, jotka tarjoavat automatisoituja työkaluja sähköpostien hallintaan. Suodattimien avulla voit ohjata viestejä eri kansioihin, merkitä tärkeitä viestejä ja lähettää hälytyksiä tiettyjen viestien saapuessa.
Yllä mainittujen ominaisuuksien käyttäminen on hyödyllistä vain, jos ne ovat sinulle loogisia käyttää. Suosittelen ennen niiden käyttöön ottamista pohtimaan ja kokeilemaan, miten saisit eniten hyötyä niistä. Mikäli rakennat liian monimutkaisen systeemin, et todennäköisesti jaksa pitää sitä yllä. Hyvä ohjenuora on tunnistaa mikä olisi pienin määrä tunnisteita / kansioita / suodattimia, joilla pärjäät kuitenkin niin, että löydät tarvitsemasi tiedon.
Mikäli tarvitset apua oman sähköpostin hallinnassa, laita minulle viestiä tiina@twacoaching.fi. Voit myös liittyä Flow-kirjeen tilaajaksi, jolloin saat minulta vinkkejä ja viestejä digitaalisen työpöytäsi järjestelyyn ja järjestyksen ylläpitoon.
Tiina | Valmentajasi
Autan yksinyrittäjiä siivoamaan sekasotkun digitaaliselta työpöydältä, selkeyttämään omia toimintamalleja sekä tarvittaessa lisäämään automaatiota toiminnan tukemiseksi. Näin sinä voit keskittyä toimintaan, jonka asiantuntija olet eikä sekasotku hidasta tekemistäsi.
