13. Sähköpostin siivouspäivä - ota haltuun digitaalinen postilaatikkosi
Sähköpostin siivouspäivä - ota kontrolli digitaaliseen postilaatikkoosi | Miltä tuntuisi, jos tietäisit mistä löytäisit tarvitsemasi asiat? Entä jos olisit rauhallisin mielin, koska tiedät, että olet hoitanut ja huomioinut kaikki tarvittavat asiat? Todennäköisesti tunne olisi levollinen ja voisit keskittyä siihen, mikä on toimintasi kannalta oleellista.
Tutustu lisää keinoihin johtaa omaa digitaalista postilaatikkoa Tee postilaatikosta paras ystäväsi: 18 vinkkiä sähköpostin johtamiseen yksinyrittäjälle
Sähköposti – se on digitaalinen postilaatikko, joka täyttyy päivittäin lukemattomilla viesteillä, ilmoituksilla ja mainoksilla. Joskus voi tuntua siltä, että sähköposti on loputon kasa tehtäviä odottamassa hoitamistaan. Tästä julkaisusta saat ohjeita sähköpostin siivouspäivän toteuttamiseen. Jatka siis lukemista!
Miksi sähköpostin siivouspäivä on hyödyllinen?
Ensinnäkin, se on hyvä tapa pitää digitaalinen postilaatikkosi järjestyksessä. Tarpeettomat ja vanhat viestit sekä roskaposti voivat häiritä ja hidastaa työskentelyäsi. Kun postilaatikkosi on järjestyksessä, löydät tarvitsemasi viestit nopeammin ja helpommin. Se auttaa sinua keskittyä olennaiseen.
Toiseksi, kun sähköposti on hallinnassa ja järjestyksessä, voit rennoin mielin keskittyä olennaiseen. Postilaatikko, jossa on satoja lukemattomia viestejä, voi aiheuttaa ahdistusta ja ärsytyksen tunnetta. Kun järjestät postilaatikon ja poistat tarpeettomat viestit, tunnet, että tilanne on hallinnassa eikä sinun tarvitse kantaa huolta siitä.
Mitä muuta voit tehdä siivouspäivän lisäksi? Lue lisää Tee postilaatikosta paras ystäväsi: 18 vinkkiä sähköpostin johtamiseen yksinyrittäjälle
Kuinka suunnitella sähköpostin siivouspäivä?
Lue alta miten voit toteuttaa sähköpostin siivouspäivän.
Aseta tavoitteet
Määrittele ensin, mitä haluat saavuttaa sähköpostin siivouspäivän aikana. Mikäli postilaatikkosi on täynnä, suosittelen valitsemaan kerralla yhden tavoitteen. Tavoite voi olla
vanhojen viestien poistaminen,
kansioiden/tunnisteiden/suodattimien järjestely,
vanhojen viestien poistaminen tai esimerkiksi
tarpeettomilta sähköpostilistoilta poistuminen.
Varaa aikaa
Kun olet määritellyt tavoitteet, on aika varata kalenterista riittävä aika tehtävien toteuttamiselle. Varmista, että voit keskeytyksestä keskittyä tehtävään, jotta saat sen valmiiksi. Vaikka puhutaan sähköpostin siivouspäivästä, voit tavoitteesta riippuen varata sille myös lyhyemmän ajan.
Aloita puhdistus
Varaamasi ajankohdan tultua aloita postilaatikkosi läpikäyminen vanhimmista viesteistä. Poista tarpeettomat viestit, arkistoi tärkeät ja järjestä kansioita tarpeen mukaan. Muista myös tarkistaa roskapostikansio ja muut mahdolliset kansiot (tarjoukset, ilmoitukset ja keskusteluryhmät) sekä poistaa tarpeettomat viestit sieltä.
Tee päätöksiä
Kun käyt läpi viestejä, tee nopeita päätöksiä siitä, mitä tehdä kunkin viestin kanssa. Käytä alla olevia kysymyksiä apuna päätösten tekemisessä:
Tarvitsetko viestissä olevaa tietoa johonkin tulevaisuudessa? Jos vastasit kyllä, laita viesti sille sopivaan kansioon tai arkistoi se. Jos vastasit et, poista viesti.
Mitä osaa viestin sisällöstä tarvitset? Yhteystiedot (olisiko niille joku parempia paikka), linkki (voitko tallentaa linkin kirjanmerkiksi selaimeen) tai joku muu tieto (onko sähköposti paras paikka tiedon säilyttämiseen?)
Kuinka kauan viestin tietoa tarvitset? Jos satunnaisesti, arkistoi viesti. Jos jatkuvasti, laita viesti sopivaan kansioon tai tallenta tieto parempaan paikkaan. Jos et koskaan, poista viesti.
Onko tieto saatavilla muualla? Jos kyse on esimerkiksi yhteystiedoista tai muusta mahdollisesti päivittyvästä tiedosta, löytyisikö päivitetty tieto parhaiten vaikkapa tahon verkkosivuilta.
Liittyykö viesti johonkin tapahtumaan tai tärkeään tilaisuuteen? Tee oma kansio viesteille, joilla on tunnearvoa.
Kun haluat lisää vinkkejä sähköpostin hallintaan: Tee postilaatikosta paras ystäväsi: 18 vinkkiä sähköpostin johtamiseen yksinyrittäjälle
Pidä taukoja
Sähköpostin läpikäyminen voi olla intensiivistä työtä, joten muista jaksottaa tekemistä ja pitää säännöllisiä taukoja. Voit esimerkiksi varata siivoamiselle tunnin ja jatkaa seuraavana päivänä. Jos varaat useamman tunnin, pidä taukoja ja käy vaikkapa kävelemässä, venyttele tai tee jotain sinua rentouttavaa.
Palkitse itsesi
Kun olet saanut saavuttanut tavoitteesi sähköpostin siivoamisen osalta, muista palkita itsesi hyvin tehdystä työstä. Halutessasi voit pohtia palkinnon etukäteen. Se voisi olla esimerkiksi pullakahvit kahvilassa, kupillinen teetä ja hetkeen pysähtymistä tai jotain muuta sinulle mielekästä tekemistä.
*****
Sähköpostin siivouspäivä on loistava tapa pitää digitaalinen postilaatikkosi järjestyksessä ja samalla tuoda itsellesi mielenrauhaa. Aseta tavoitteet, varaa aikaa ja ryhdy toimeen! Kun postilaatikkosi on siisti ja järjestetty, se ei stressaa sinua ja voit keskittyä olennaiseen.
Kun haluat lisää vinkkejä ja apua digitaalisen työpöytäsi hallintaan, liity FLOW-kirjeen tilaajaksi.
Tiina | Valmentajasi
Autan yksinyrittäjiä siivoamaan sekasotkun digitaaliselta työpöydältä, selkeyttämään omia toimintamalleja sekä tarvittaessa lisäämään automaatiota toiminnan tukemiseksi. Näin sinä voit keskittyä toimintaan, jonka asiantuntija olet eikä sekasotku hidasta tekemistäsi.
